Cómo gestionar los riesgos en la cadena de suministro

1. ¿Qué es la cadena de suministro?

“Es el conjunto de actividades y procesos involucrados tanto en la producción y distribución de productos, como en la entrega de pedidos a los clientes finales”. A mí me gusta esta otra definición que es bastante sencilla: “es el camino que sigue un producto / servicio desde su origen hasta el destino final en el que es entregado”.

Los procesos que conforman una cadena de suministro dependen de la operación de cada empresa, pero, en sí, son: suministro – producción – almacenaje – empaque – transporte – distribución, entre otros.

Y en ese camino, que es una secuencia armónica de procesos, intervienen varios actores. Al existir esa interdependencia entre los elementos de la cadena, hay que tener en cuenta que pueden presentarse varios riesgos y amenazas para el producto.

2. Entonces ¿qué es un riesgo?

El riesgo es cualquier cosa que cambie lo que yo planeé.

Los riesgos en la cadena de suministro corresponden a cualquier situación que pueda afectar o interrumpir el flujo de componentes y productos a través de la cadena de suministros y, surgen a raíz de las interacciones entre miembros de la cadena de suministro, estos pueden ser: riesgos derivados de los proveedores, de los clientes; riesgos operacionales (que surgen a partir de las operaciones propias de una organización; financieros, riesgos externos, globales, de LAFT, etc.

“La principal causa de los riesgos dentro de las cadenas de suministro se debe a la falta de cooperación entre los miembros y a la falta de visibilidad.” (Waters, 2007)

Los riesgos no se van a eliminar completamente, ó, a reducir, pero se debe aprender a gestionarlos y administrarlos, por eso, son tan importante los controles. El mejor enfoque para gestionar los riesgos de la cadena de suministros no es el trabajo aislado de cada organización, sino, el trabajo conjunto coordinando esfuerzos para reducir la vulnerabilidad general de toda la cadena.

Es importante gestionar los riesgos porque esto nos permite estar preparados y disminuir la incertidumbre; tener mayor conocimiento y control de los proveedores; garantizar la calidad y confiabilidad de los productos / servicios; lograr una mayor eficiencia en toda la cadena; cuidar la imagen, credibilidad y reputación de la marca ante los stakeholders y comunidad en general.

Por lo tanto, cada empresa debe pensar cómo es su cadena de suministro; cuáles son los principales actores en esa cadena y, ahí, se deben analizar los riesgos a los que está expuesto, y, establecer controles que permitan mitigar esos riesgos potenciales.

3. ¿Qué hace la Agencia de Aduanas Colvan?

La Agencia de Aduanas Colvan es un eslabón muy importante en la cadena de suministro de muchos de nuestros clientes, así es que, tenemos que velar porque nuestra propia cadena de suministro sea confiable y segura.

Al formar parte de una Organización conformada por el agente de carga, la agencia de aduanas y el depósito público aduanero, somos conscientes de que somos proveedores críticos en la cadena de muchos de nuestros clientes; interactuamos con otras contrapartes como clientes, proveedores, transportadores, navieras, aerolíneas, agentes internacionales, autoridades y, al estar inmersos en la cadena, debemos implementar controles para prevenir cualquier amenaza. Ahí, creo que entran a jugar un papel muy importante las certificaciones. Aviomar cuenta con la certificación BASC, y Colvan es Operador Económico Autorizado. Estas certificaciones están enfocadas en la seguridad de la cadena y nos han servido para fortalecer la cultura de la seguridad dentro de la organización.

Me gustaría resaltar que, crear cultura toma tiempo, no es fácil, dado que, al implementar estas certificaciones, necesariamente hay que hacer cambios en los procesos y en la manera como se hacen las cosas. Creo que son dos certificaciones que se complementan muy bien y nos han ayudado a mejorar los procesos implementando controles de seguridad física relacionados con controles de acceso y salida tanto de personas como de vehículos; inspección a contenedores y unidades de carga; manejo, instalación y control de precintos; controles al transporte desde el origen hasta el destino final, para que la mercancía sea entregada en forma segura, así como controles de acceso a las zonas críticas de la organización, entre otros.

También buscamos contar con clientes y proveedores confiables. Estos deben ser seleccionados con cuidado y verificados antes de establecer una relación comercial. Nosotros ofrecemos a los clientes una cadena de suministro segura, pero, debemos asegurarnos de que ellos también cuenten con controles y procedimientos que configuren mejores prácticas, tomadas, en muchos casos, de los estándares de las certificaciones.

Entonces, creo que las certificaciones tienen como beneficio el hecho de que generan confianza en el servicio que ofrecemos; hay aumento de la productividad al cumplir con estándares medibles; se genera reconocimiento en el mercado dado que estamos demostrando que cumplimos con los requisitos fundamentales que hacen que una empresa sea diferente a otras, y, es una muestra de garantía de la calidad de los procesos. Todo esto ayuda a asegurar la cadena de suministro.

4. ¿Qué elementos resultan imprescindibles (tips) para gestionar los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en la cadena de suministro?

Primero, es muy importante analizar los riesgos que cada empresa pueda tener porque cada empresa es diferente. Podemos ser del mismo sector económico pero cada organización tiene unas particularidades; su contexto es diferente; el tamaño de la empresa, su modelo de negocio, la naturaleza de los servicios que ofrece; puede que mis clientes no sean los mismos de otro agente de carga o de otra agencia de aduana. Creo que está muy bien saber qué hace el colega, pero, no puedo implementar el mismo modelo en mi organización, sin haber hecho previamente ese análisis. Entonces, como primer punto, es necesario identificar muy bien los riesgos a los que una empresa está expuesta.

Segundo, contar con procesos de debida diligencia diferenciada para cada tipo de contraparte. Los clientes no son todos los mismos, así como los proveedores, no todos prestan el mismo servicio o producto. Al establecer esos diferentes tipos de debida diligencia de acuerdo con el nivel de riesgo que cada contraparte pueda tener, se optimizan recursos y esfuerzos, estableciendo controles focalizados en los más críticos.

Tercero, es fundamental la capacitación a todo el personal. Nosotros hacemos capacitaciones dependiendo del área. Nos enfocamos en las funciones del sistema que a cada área le compete y, así, enfocamos las capacitaciones anuales; esto ayuda, también, a fortalecer la cultura de la seguridad dentro de la organización.

5. Consideraciones finales

Por último, invito a las empresas que nos escuchan hoy a que se atrevan a implementar buenas prácticas y controles así no estén obligados a tener un sistema antilavado en específico. Finalmente, así ayudamos a protegernos todos. Es un proceso que toma tiempo, requiere mucha dedicación, pero vale la pena intentarlo.